FAQ - Frequently Asked Question Collabra

Naviga le domande più frequenti al nostro Centro di Supporto per ottenere chiarimenti su servizi Collabra e se non trovi l'argomento che cerchi contattaci

Servizi di posta elettronica aziendale Collabra: attivazione e accesso

Quali funzionalità sono disponibili con Collabra Professional Email?

  • Configurazione IMAP/IMAPS – POP3/POP3S
  • Spedizione tramite SMTP e SMTPS autenticato
  • Webmail anche in HTTPS
  • Invii illimitati
  • Numero di caselle attivabili illimitate (da 1 a senza scaglioni o pacchetti)
  • Spazio disponibile illimitato  (da 100 Mb a con l’offerta Collabra Unlimited)
  • Dimensione caselle personalizzabile a livello di singolo account
  • Amministrazione autonoma delle caselle di posta elettronica
  • Gestione contestuale, tramite lo stesso pannello di controllo, di caselle email e servizi associati a domini differenti
  • Antispam personalizzabile a livello del singolo account (gestione blacklist, whitelist e possibilità di aumentare la severità di applicazione del filtro antispam)
  • Autorisponditore personalizzabile dal singolo utente
  • Responsive webmail
  • Sincronizzazione di account esterni
  • Accesso universale: Collabra adotta per calendario, rubrica ed archivio documenti protocolli standard. L’utente può usare qualsiasi Client che supporti i protocolli: CalDAV, CardDAV e WebDAV.
  • Rubrica condivisa tra utenti/gruppi
  • Calendario condiviso tra utenti/gruppi
  • Documenti condivisi tra utenti interni/esterni
  • Compatibilità totale Outlook
  • Ricerca avanzata con indicizzazione degli allegati
  • Alias, liste di distribuzione e forward interni ed esterni al dominio (inclusi gratuitamente in tutti i piani di utilizzo)
  • Possibilità di recuperare i messaggi cancellati definitivamente entro gli ultimi 30 giorni (Undelete)
  • Importazione rubrica/calendari/messaggi (possibilità di gestire autonomamente il processo o di delegare ai nostri tecnici esperti la configurazione della posta elettronica aziendale con il servizio di Remote desktop kickoff)
  • Re-branding webmail e client di posta (servizio a pagamento connesso all’acquisto di un certificato SSL dedicato al cliente).
  • Ospitazione dei dati nella nostra webfarm in Italia (a Settimo Milanese) sotto l’egida delle norme europee a tutela della privacy
  • Tecnologia Zimbra

Per verificare i servizi inclusi nei diversi piani di utilizzo del servizio di posta elettronica professionale Collabra utilizza la tabella comparativa

Quante caselle email posso acquistare con Collabra?

Quante te ne servono… di giorno in giorno. Infatti, con Colalbra Professional Email puoi attivare quante caselle desideri: senza soglie minime di acquisto e senza un limite massimo. Inoltre Collabra ti consente la gestione multidominio: puoi associare le caselle email ad uno qualsiasi dei domini inseriti nel tuo pannello di gestione.

Ma c’è di piu! Attivando gratuitamente l’opzione “Pay Per Usepuoi modificare in qualsiasi momento il tuo assortimento: puoi incrementare o ridurre il numero delle tue caselle di posta elettronica in qualsiasi momento e in totale autonomia, senza disdette, preavvisi o penali. Insomma, con Collabra ogni giorno puoi scegliere il numero di caselle da mantenere attive e pagare così solo i servizi che utilizzi veramente: scopri come funziona.

Quanto spazio ho a disposizione per ogni casella email Collabra?

Collabra di consente di definire lo spazio a disposizione delle caselle di posta elettronica a livello del singolo account: nel tuo assortimento di posta possono convivere caselle di posta da 100, 200, 500 Mb oppure 1, 2, 5, 10, 25 Gb.

Inoltre:

  • attivando gratuitamente l’opzione “Pay Per Usepuoi modificare in qualsiasi momento il tuo assortimento (ad esempio puoi portare una casella da 500 Mb a 2Gb o una casella da 1 Gb a 200 Mb) in qualsiasi momento e in totale autonomia, senza disdette, preavvisi o penali. Scopri l’opzione a consumo di Collabra Professional Email
  • con l’offerta Collabra Unlimited puoi scegliere di avere caselle con spazio disco illimitato: scopri come funziona.

Sono un cliente Collabra: cosa devo fare per attivare un nuovo servizio di posta elettronica?

Se hai sottoscritto un contratto in abbonamento annuale

Prendi contatto con il nostri consulenti commerciali: chiamaci al numero +39 010 596121 (ext. 5) oppure scrivici tramite il modulo di contatto.

Se hai attivato l’opzione “Pay per Use

Puoi disattivare una o più caselle di posta elettronica in qualsiasi momento e in totale autonomia tramite il pannello di gestione del Conto Collabra senza disdette, preavvisi o penali.

I Clienti che hanno attivato l’opzione Pay per Use non hanno bisogno di recedere dai servizi: questi si disattiveranno automaticamente una volta esaurito il credito presente nel Conto del Cliente. Quando il credito sarà prossimo ad esaurirsi, invieremo una segnalazione per consentire al Cliente di scegliere se consentire ai servizi di giungere a conclusione o mantenerli attivi.

Inoltre, Collabra ti offre un periodo di 30 giorni per ripensarci: una volta esaurito il credito gli account di posta non saranno più consultabili ma (a meno che il Cliente non abbia dato specifiche istruzioni in senso contrario) continueranno a ricevere posta per 30 giorni. Così, nel caso decidessi di riattivare uno o più account, ti basterà ricaricare il tuo Conto Collabra per accedere nuovamente alla casella di posta elettronica senza perdere alcun dato!

Cosa devo fare per attivare i servizi di posta elettronica Collabra?

Non appena avremo attivato il tuo account di gestione Collabra invieremo una mail di conferma all’indirizzo email indicato come gestore del conto: questo messaggio contiene tutte le istruzioni per poter procedere alla configurazione delle caselle.

Collabra offre gratutitamente a tutti i nuovi clienti il servizio Quick Start per renderti subito operativo.

 

Contattaci per saperne di più o consulta la nostra Quick Star Guide per configurare in autonomia tutti i servizi di posta.

Se hai uno o più domini intestati a te o alla tua azienda

Per attivare i servizi di posta elettronica è necessario come prima cosa inserire uno o più domini nel pannello di gestione della posta elettronica. Questa operazione potrà essere fatta semplicemente  segnalando il nome o i nomi a dominio che vuoi inserire al supporto tecnico Collabra, come indicato nella mail di attivazione.

Ricorda che il dominio deve essere già stato registrato e basterà seguire le istruzioni del supporto tecnico per la configurazione del DNS, MX record e dei parametri da indicare nei client.

Se vuoi registrare un nuovo dominio o trasferirne uno esistente

Non c’è problema!  In qualità di Registrar possiamo registralo per te oppure gestire la procedura di trasferimento (il costo del trasferimento include un anno di mantenimento del dominio che va ad aggiungersi in coda all’attuale data di scadenza, per cui non ci perdi neppure un centesimo). Ovviamente sarà intestato direttamente alla anagrafica che indicherai,  ne sarai il titolare (Registrant ed Admin C) e il dominio sarà sempre nella tua disponibilità.

Per registrare un dominio visita l’area dedicata: Domini internet.

Se non hai un dominio e non intendi registrarne uno

Anche in questo caso tutto bene. Puoi chiedere di riservare gratuitamente alla tua azienda un sottodominio di collabra.email. Gli indirizzi delle tue caselle di posta elettronica In questo modo potrai subito iniziare ad utilizzare subito la posta elettronica professionale Collabra senza alcun costo di mantenimento del dominio.

Come devo configurare il client di posta?

Nella sezione Guide ai servizi Collabra sono disponibili i tutorial sulla configurazione dei client di posta più diffusi. In generale i dati necessari per la configurazione della posta elettronica sono:

Posta in arrivo

  • Server: mail.collabra.it
  • Protocollo: IMAPs
  • Porta server in arrivo: 993
  • Utilizzare SSL/TSL: sì, sempre
  • Autenticazione: sempre, con username/passowrd
  • Nome utente: comunicato in fase di attivazione
  • Password: comunicato in fase di attivazione

Posta in uscita

  • Server: mail.collabra.it
  • Protocollo: SMTPs
  • Porta server in arrivo: 587
  • Utilizzare SSL/TSL: sì, sempre
  • Autenticazione: sempre, con username/passowrd
  • Nome utente: comunicato in fase di attivazione
  • Password: comunicato in fase di attivazione

Posso utilizzare le caselle di posta elettronica Collabra sul mio dominio?

Sì, certo. Puoi utilizzare la tecnologia Collabra e nello stesso tempo configurare il servizio di posta elettronica aziendale sul tuo dominio. Basterà configurare opportunamente i DNS impostando per il record MX, anziché il valore mail.collabra.it, il record A definito come indirizzo per il servizio di posta (ad esempio mail.ilmiodominio.it). In qualsiasi momento inoltre sarà possibile ripristinare le configurazioni iniziali reimpostando come valore per il record MX mail.collabra.it.

Se hai bisogno di chiarimenti puoi contattare il nostro servizio di assistenza tecnica chiamando il numero +39 010 596121 (ext. 4) oppure utilizzando il modulo di contatto online.

Di seguito alcune utili precisazioni:

  • La configurazione del servizio di posta sul nostro dominio (mail.collabra.it) consente a tutti i nostri Clienti di utilizzare indirizzi di posta elettronica con espresso il proprio dominio (ad esempio nome.utente@ilmiodominio.it). Il dominio mail.collabra.it comparirà solo nella configurazione del client o nella pagina di login della webmail (comunque personalizzabile dal punto di vista del layout con il logo della tua azienda)
  • I Clienti che non hanno un dominio intestato possono richiedere l’attivazione gratuita di un sottodominio di collabra.email dedicato alla propria azienda su cui attivare gli indirizzi di posta elettronica (ad esempio nome.utente@mycompany.collabra.email).
  • In qualsiasi momento il Cliente può decidere di acquistare un proprio dominio (anche attraverso il servizio di registrazione dominio offerto da Collabra) su cui configurare gli account di posta e richiedere al nostro centro di supporto di importare i messaggi e gli allegati (che non siano ancora stati cancellati dal server di posta) dalle vecchie caselle, su sottodominio collabra.email, alle nuove caselle definite sul dominio intestato all’azienda.
  • La configurazione del servizio di posta sul nostro dominio (mail.collabra.it) consente a tutti i nostri Clienti di utilizzare i servizi di posta elettronica tramite protocolli sicuri https (per l’utilizzo tramite webmail) e tls (per l’utilizzo tramite client di posta)

I clienti che desiderano utilizzare il servizio di posta elettronica professionale Collabra sul proprio dominio tramite protocolli sicuri dovranno attivare un Certificato SSL/TLS (anche detto “Certificato Digitale” o “Certificato di Sicurezza”) per il proprio dominio: Collabra offre ai propri Clienti il servizio di richiesta e attivazione dei certificati digitali sul proprio dominio. Per maggiori informazioni, contattaci.

Posso utilizzare Collabra per la consultazione di account di posta “esterni”?

Anziché eseguire l’accesso a molteplici servizi di posta, puoi configurare la tua casella di costa Collabra Professional Email per ricevere anche i messaggi indirizzati ad account esterni. Inoltre puoi specificare per ciascun account uno specifico percorso in cui salvare i messaggi e puoi creare una “personalità” da usare per rispondere o inoltrare un messaggio ricevuto da tale account esterno.

Nota: la ricezione dei messaggi dall’account esterno non avviene automaticamente ma solo quando si effettua un accesso all’account (nel caso in cui si sia impostata l’aggiunta di un POP esterno) o al clic sull’icona “Aggiorna” sulla barra degli strumenti.

In ogni caso all’interno del tuo account Collabra è disponibile la guida ufficiale Zimbra che renderà estremamente semplice configurare gli account esterni: al clic sulla scritta Collabra, nell’angolo in alto a destra della webmail, si apre un menu a cascata: seleziona la prima voce “Guida del Prodotto”.

Webmail Collabra - Guida Zimbra

Vorrei gestire il mio account di posta personale e quello aziendale dallo stesso pannello: posso farlo? Come?

Sì, Collabra Professional Email consente la creazione di varie personalità per utilizzare più indirizzi email dall’interno di uno stesso pannello. Quello della necessità di gestire da un unico punto di accesso più indirizzi di posta, tipicamente la corrispondenza email aziendale e personale, è infatti un’esigenza molto diffusa. Peraltro non è neppure necessario che tutte le caselle di posta elettronica siano Collabra: puoi gestire dall’interno del pannello anche account “esterni”.

Per creare le tue personalità, accedi alla pagina “Preferenze Account” clicca su “Aggiungi personalità” e segui le istruzioni della guida ufficiale Zimbra (al clic sulla scritta Collabra, nell’angolo in alto a destra della tua webmail, si apre un menu a cascata: seleziona la prima voce “Guida del Prodotto”).

Webmail Collabra - Guida Zimbra

Il sistema ti consente anche di associare una personalità ad una cartella di posta: in questo modo potrai utilizzare automaticamente la personalità corretta nella risposta ai messaggi inviati a uno specifico indirizzo email o nell’inoltro dei messaggi da tale indirizzo. Infine, per ciascuna personalità può essere impostata una  specifica firma.

Utilizzo della posta elettronica: risoluzione dei problemi

Ricevo molti messaggi indesiderati, come posso migliorare l’efficacia del filtro anti-spam?

Collabra ti consente di agire sul sistema di antispam a livello del singolo account di posta, infatti, puoi impostare le preferenze di posta in modo da identificare specifici indirizzi da bloccare o non bloccare nella cartella “In arrivo”. È sufficiente creare un elenco con gli indirizzi che non devono essere mai accettati (Blacklist) nella cartella di posta “In arrivo” e gli indirizzi, che potrebbero essere considerati posta indesiderata, ma invece devono essere sempre accettati (Whitelist): il filtro antispam utilizzerà questo elenco per garantire la ricezione delle email che desideri.

Inoltre, Collabra consente di aumentare la severità del filtro antispam, a livello del proprio account, creando un’ apposita regola. La personalizzazione dell’antispam è una funzionalità gratuita, disponibile per tutti gli account email professionali Collabra.

Per effettuare tutti questi interventi occorre fare riferimento alla Guida all’utilizzo avanzato dell’account di posta Collabra (End user).

Il mio account è stato violato, cosa devo fare?

L’utilizzo malevolo degli account di posta elettronica è, purtroppo, un fatto piuttosto comune.

Le credenziali vengono violate solitamente coi seguenti metodi:

  • tramite virus installati sulle postazioni sulle quali l’account di posta è configurato
  • tramite bruteforce, quando la password impostata è troppo banale (ad esempio per un account info@dominio.rld avere una password “info” o “info01” è assolutamente sconsigliato)
  • medianti attacchi man-in-the-middle, ossia qualche malintenzionato che si frappone fra client e server di posta spacciandosi per quest ultimo e ottenendo così le credenziali. Utlizzando connessioni in modalità SSL si elimina totalmente questo rischio

Nella maggior parte dei casi gli account violati vengono solamente utilizzati per l’invio massiccio di spam grazie al fatto che la connessioni autenticate subiscono meno controlli da parte dei server di posta mittenti.

Per prevenire

Fai attenzione ad alcuni comportamenti

  • Non comunicare mai a nessuno le proprie password
  • Scegliere password il più possibile sicure evitando parole facilmente individuabili: nome, cognome, indirizzo di posta, etc.
  • Non utilizzare la stessa password per più servizi (Es.: posta Collabra, Facebook, accesso al proprio computer, etc.
  • Cambiare periodicamante le proprie password
  • Utilizzare sempre la cifratura SSL per connettersi ai server Collabra
  • Mantenere il proprio computer sotto il controllo controllo si software antivirus e antispyware
  • In generale, mantenere nella “vita digitale” lo stesso livello di attenzione e riservatezza della “vita reale” (come non si affiderebbero mai le chiavi di casa ad uno sconosciuto così non inserire ma le proprie password in siti/mail non/poco affidabili)

A posteriori

  • Cambia immediatamente la password di tutti i propri servizi internet
  • Comunica l’accaduto al Supporto Tecnico Collabra
  • Se ritieni che i danni subiti dalla violazione siano importanti, denuncia l’accaduto alla Polizia Postale.

Ricevo i messaggi di posta con ritardo: perché e come posso risolvere?

La posta elettronica non è un sistema di instant messaging quindi anche se la maggior parte dei messaggi viene recapitata quasi istantaneamente è normale aspettarsi un certo ritardo (fino a 60 minuti).

Le ragioni possono essere diverse e comunque dovute ai meccanismi del protocollo SMTP: politiche di invio da parte del server mittente, problemi di connettività tra il server mittente e Collabra, etc.

Qualora il ritardo dovesse protrarsi oltre una ragionevole durata o dovesse ripetersi frequentemente, prendete contatto con la nostra assistenza tecnica per la risoluzione del problema

Non ricevo un messaggio che mi è stato sicuramente inviato: cosa posso fare?

Potrebbero esserci vari ragioni. In primo luogo potrebbe essere solamente un ritardo nella consegna quindi è consigliato aspettare almeno 60 minuti altrimenti potrebbe darsi uno dei seguenti casi:

  • il messaggio potrebbe esser stato intercettato dal sistema AntiSpam di Collabra: verificate che la mail non sia presente nella cartella Posta indesiderata del vostro account.
  • il messaggio potrebbe essere stato rifiutato dai server Collabra in quanto inviato da un server SMTP considerato inattendibile o mal configurato: in questo caso il mittente riceverà una notifica di mancata consegna che specifica le ragioni del rifiuto e dovrebbe indagare tali ragioni presso il suo fornitore del servizio di posta.
  • il messaggio potrebbe essere stato inavvertitamente cancellato per cui è sempre opportuno verificare anche il contenuto del Cestino del vostro account.

Ho ricevuto una notifica di mancata consegna, cosa posso fare?

In genere ci sono due macro cause per le quali un messaggio non vene consegnato:

  • Il destinatario non è raggiungibile: in questo caso il messaggio di mancata consegna riporterà un errore del tipo utente sconosciuto (user unknown), casella non disponibile (mailbox unavailable), limiti spazio superato (over quota). In questo caso occorre verificare la correttezza dell’indirizzo o aspettare che la casella di posta torni disponibile. Inoltre segnalate al Centro di Supporto l’incidente.
  • Il server di posta destinatario rifiuta il messaggio: questo potrebbe accadere qualora i server Collabra fossero stati identificati come sorgente di spam e quindi posti in blacklist, di conseguenza la mail stessa sarebbe considerata inaffidabile. Il messaggio di errore riporterà frasi del tipo refused to talk to me, has been blacklisted, access to this mail system has been rejected. In questo caso verificate che la mail non contenga formattazioni, parole o frasi che possono essere identificate come spam (ad esempio: l’oggetto tutto scritto in maiuscolo, una formula di incipit come “Caro signore”, o altre simili che possono essere riconosciute come tipici dei messaggi di spam).

Come posso attivare una o più redirezioni dal mio account?

 Per attivare le redirezioni desiderate verso qualsiasi indirizzo:
  • accedere alla webmail all’URL https://mail.collabra.it
  • una volta ottenuto l’accesso cliccare in alto su “Preferenze”
  • cliccare a sinistra su “Email”
  • scorrere la pagina fino alla voce “Ricezione messaggi”
  • compilare la form “Inoltra copia a:” con l’indirizzo al quale si vuole redirigere
  • valorizzare o meno il checkbox che specifica se lasciare o meno una copia dei messaggi sul server
  • una volta terminate le configurazioni fare click su “Salva” in alto.

Cosa sono gli alias?

Gli alias sono “alter ego” di un account di posta elettronica. Semplifichiamo con un esempio: supponiamo che la tua azienda abbia un’account denominato nome.cognome@tuodominio.it, ma tu abbia la necessità che la stessa sia disponibile anche come n.cognome@tuodominio.it e nome@tuodominio.it. Ebbene questi ultimi due saranno alias del primo indirizzo: l’utente potrà autenticarsi con tutti e tre i nomi account e la posta indirizzata a qualsiasi di questi tre indirizzi arriverà sullo stesso account.

NOTA: Un alias può essere collegato a un solo account.

IMPORTANTE Collabra consente di creare gli alias gratuitamente

Per la descrizione della procedura di creazione di alias per gli account di posta aziendale Collabra, consulta la Guida all’interfaccia di Amministrazione alla sezione “Creazione alias“. Per eventuali chiarimenti puoi sempre fare riferimento al nostro Supporto Tecnico

Cosa sono le liste di distribuzione?

Le liste di distribuzione sono simili agli alias, ma concettualmente differenti: sono indirizzi di posta elettronica che racchiudono elenchi di indirizzi veri e propri, di conseguenza le mail dirette ad una lista di distribuzione saranno automaticamente inoltrate agli indirizzi iscritti. Semplifichiamo con un esempio: avete la casella di posta elettronica support@tuodominio.it che deve essere letta e utilizzata dagli account marco.rossi@tuodominio.it, luca.bianchi@tuodominio.it e mario.verdi@tuodominio.it. Senza utilizzare le liste di distribuzione, per ottenere questo risultato, dovreste configurare la casella a tutte e tre le persone che necessitano di consultarla. Invece, creando la lista di distribuzione, è sufficiente iscrivere alla stessa i tre destinatari e ogni mail indirizzata alla stessa sarà automaticamente consegnata ai tre account iscritti.

Inoltre potete configurare i client degli utenti così che abbiano l’opportunità di inviare mail sia col proprio indirizzo, sia con l’indirizzo della lista di distribuzione. Per fare questo dovete, configurare la personalità tramite webmail, nelle “Preferenze” dell’account. Prima ancora però dovete configurare l’account nell’interfaccia di amministrazione, in modo che possa spedire con questo indirizzo. Per la descrizione completa della procedura consulta la Guida all’interfaccia di Amministrazione alla sezione “Creazione liste di distribuzione”. Per eventuali chiarimenti puoi sempre fare riferimento al nostro Support Tecnico.

Cos’è un MX record?

Il record MX (o Mail eXchanger record) definisce all’interno dei DNS il nome del server di posta associato ad un dominio. In pratica il server del mittente di un messaggio di posta elettronica interroga, tramite protocollo SMTP, i DNS del dominio indicato nell’indirizzo di posta elettronica del destinatario e questi, tramite il record MX, rispondono indicando il server di posta cui deve essere consegnata l’email.

Il record MX deve quindi essere associato ad un record A “mail” precedentemente definito ( i record A stabiliscono la corrispondenza tra nomi a dominio e indirizzi IP). Ad esempio, per l’utilizzo dei server di posta Collabra è necessario definire i DNS come segue:

MX10 → mx.collabra.it

Posta elettronica sicura e privacy dell’email aziendale

Cos’è e come funziona l’AntiSpam?

Un sistema di AntiSpam ha lo scopo di prevenire o ridurre il volume di posta indesiderata consegnata nelle caselle di posta. Collabra a questo scopo implementa più livelli di controllo. In fase di connessione viene verificato che il server di posta remoto segua una corretta procedura formale di presentazione e che fornisca dati sulla sua identità (ip address e hostname) formalmente validi e coerenti. Quando il server remoto prova a consegnare un messaggio viene attivata la procedura di verifica dei parametri che definiscono i limiti di numero di connessioni e messaggi e il loro volume nell’unità di tempo: in caso di superamento di questi parametri i messaggi da parte di quel determinato server vengono rifiutati. In fine, prima della sua consegnare in una casella il messaggio viene passato attraverso un motore antispam che assegna al messaggio un valore che indicizza la probabilità che il messaggio sia spam. Questo valore viene calcolato sia in base a fattori formali (es.: correttezza delle intestazioni del messaggio, formattazione del contenuto, etc.) che al suo contenuto (presenza di parole o frase tipiche dei messaggi di spam, presenza di link a siti web, etc.). Se il punteggio così calcolato supera la soglia preimpostata il messaggio viene consegnato nella cartella Posta indesiderata anziché Posta in arrivo. Per controllare questo comportamento è possibile agire in differenti modi:

  • Tramite l’interfaccia web di Collabra è possibile definire una lista di indirizzi fidata e una di indirizzi da rifiutare. In questo modo questi indirizzi verranno accettati o rifiutati dal motore antispam senza ulteriori controlli
  • Richiedendo al supporto tecnico di configurare il vostro account Collabra affiché consegni anche la posta indesiderata nella cartella& Posta in arrivo
  • Durante la normale gestione della posta in arrivo: per migliorare il funzionamento del sistema a lungo termine si possono segnare come posta legittima gli eventuali falsi positivi (messaggi identificati come spam, ma non lo sono) e come posta indesiderata i falsi negativi (messaggi non intercettati, ma che sono di fatto spam). Grazie a queste azioni il motore antispam “imparerà a riconoscere meglio lo spam

Cosa sono e come funzionano le blacklist (RBL o DNSBL)?

Le DNSBL o Real-time Blackhole List sono dei sistema per pubblicare su internet tramite il sistema di DNS (Domain Name Service) gli indirizzi ip di server che inviano spam al fine di bloccarli e prevenire lo spam stesso.

I server Collabra utilizzano le DNSBL al solo fine di valutare il punteggio di spam di un messaggio e non per bloccare a priori un server mittente. Purtroppo altri fornitori di servizi le utilizzano in questo secondo modo e può capitare che anche i server Collabra finiscano per essere inseriti in qualche DNSBL a causa di invii di spam da account violati. Per prevenire e limitare l’impatto di questo evento monitoriamo costantemente alcuni parametri quali il traffico generato dai nostri server, il volume di messaggi inviati dagli account, la presenza dei nostri indirizzi ip nelle più comuni DNSBL. Inoltre, modifichiamo quotidianamente gli IP dei nostri server in uscita al fine di limitare il più possibile che i messaggi dei nostri utenti possano essere bloccati.

Cosa è una connessione crittografata SSL?

SSL (acronimo di Secure Sockets Layer) è un protocollo crittografico che permette a un client e un server di comunicare in modo sicuro, cioè, in modo che ognuno dei due possa determinare il mittente e il destinatario dei messaggi diretti all’altro. Ciò permette di stabilire una connessione sicura tra client e server impedendo ad altre macchine che stanno nel mezzo (router, gateway, altri server, o malintenzionati) di intercettare il “dialogo” tra le due entità. Si tratta forse del protocollo crittografico più utilizzato su internet, poichè è il protocollo standard per mezzo del quale i programmi di consultazione web possono comunicare in modo sicuro con i Web server.

DomainKeys Identified Mail (DKIM)

Cos’è il DKIM? Come funziona il sistema DomainKeys Identified Mail?

DomainKeys Identified Mail (DKIM) è un sistema di validazione dei messaggi di posta elettronica progettato per riconosce e intercettare attacchi informatici basati sulla falsificazione dell’identità (spoof). Lo spoofing è una tattica di attacco informatico che può intervenire a qualsiasi livello della comunicazione tra due nodi della rete: Open Systems Interconnection  o modello ISO/OSI (per approfondimenti si vedano le voci Spoofing e IP spoofing su WikiPedia). Per contrastare questi attacchi, nella trasmissione delle email, è stato introdotto il sistema DKIM (il primo email provider ad utilizzarlo fu Yahoo! nel 2007), un meccanismo che permette al mail exchanger ricevente di verificare che l’invio del messaggio è effettivamente stato autorizzato dal amministratore del dominio dichiarato nell’indirizzo di posta del mittente e che il messaggio (allegati inclusi) non è stato modificato durante il trasporto.

In breve, il funzionamento di DKIM si basa su un sistema di cifratura asimmetrica (meccanismo alla base del maggior numero di protocolli di sicurezza) per cui al momento del rilascio del messaggio il server mail del mittente vi allega una firma digitale utilizzando una chiave privata. A questo punto i server mail dei destinatari sono in grado di riconoscere con sicurezza il messaggio come autentico, tramite l’utilizzo di una chiave pubblica dichiarata nei DNS del dominio. Si capisce così facilmente come eventuali spammer, non disponendo della chiave privata, non possano falsificare la firma e quindi come sia semplice (anche se non obbligatorio) per il destinatario discriminare i messaggi originali da quelli di spam o phishing. Per approfondire e documentarsi ulteriormente su DKIM si può fare riferimento al sito http://dkim.org/.

Perché dovrei utilizzare DKIM, quali sono i vantaggi?

Il vantaggio derivante dall’utilizzo di DKIM è soprattutto un beneficio in termini di reputazione dell’azienda. Infatti, il proprietario del dominio che emette messaggi di posta con una firma DKIM si assume e dichiara la propria e piena responsabilità verso i contenuti delle sue email. Sebbene DKIM non obblighi il destinatario ad alcuna azione lo facilita molto nell’eliminare i messaggi di spam, phishing e spoofing. Infatti, poiché gli amministratori di sistema sono sempre più impegnati nel difendere le caselle di posta dei propri utenti dallo spam, se impossibilitati a distinguere il messaggi originali da quelli in cui il mittente e falsificato si trovano in grande difficoltà a decidere quando fidarsi e quando no di un dominio ed è quindi possibile che marchino come spam mail legittime (falsi positivi).

In questo senso la garanzia di autenticità rilasciata dal mittente con DKIM concorre a proteggere il proprio IP dal rischio di entrare in blacklist e, in generale, migliora la deliverability delle proprie email perché è verosimile che i messaggi inviati da un firmatario con una buona reputazione siano soggetti a minori controlli da parte del server ricevente e superino più facilmente i filtri antispam.

Sono un cliente Collabra, posso utilizzare DKIM? Come si attiva il servizio e quali sono i costi?

Collabra mette a disposizione di tutti i Clienti la possibilità di attivare gratuitamente DKIM sul proprio dominio di posta elettronica aziendale:  infatti, la tecnologia Zimbra, su cui si basa il servizio di email professionale Collabra, implementa la tecnologia DKIM dalla versione 8.0. Per attivare il servizio DKIM occorre che l’amministratore del dominio contatti il Supporto Tecnico Collabra specificando:

  • il nome del dominio per cui si vuole procedere con l’attivazione del servizio
  • la data in cui si vuole procedere in modo da poter procedere celermente alla modifica DNS necessaria per il corretto funzionamento

Alla data concordata lo staff Collabra provvederà a creare le chiavi sui sistemi di posta e comunicherà all’amministratore il record da inserire nel DNS. L’amministratore, una volta ricevuta la risposta, dovrà inserire il record nella zona DNS relativa al dominio per cui si sta attivando il servizio DKIM e comunicare l’avvenuto inserimento allo staff Collabra che procederà alle verifiche e confermerà il corretto funzionamento delle impostazioni. Una volta configurato DKIM tutti i messaggi spediti da un account appartenente al dominio conterranno gli header di firma che fungeranno da garanzia di autenticità. Sebbene sia ovvio, è bene ricordare che la firma digitale sarà inserita solo nei messaggi spediti dall’azienda tramite l’SMTP di Collabra e non in quelli ricevuti. Per ulteriori informazioni contatta l’Assistenza Tecnica Collabra.

Funzionamento e vantaggi dell’Email Achiving

Cos’è l’email archiving?

Con email archiving si intende una soluzione automatizzata per l’archiviazione di tutti i messaggi (in entrata e in uscita, inclusi metadati e allegati) di un account di posta elettronica, anche per periodi molto lunghi (in genere fino a un massimo di 10 anni).

Un servizio di email archiving deve prevedere inoltre l’indicizzazione delle email in modo che, oltre ad essere conservati e protetti, in caso di necessità, i messaggi di posta elettronica possano essere ritrovati effettuando una ricerca (eDiscovery). L’aspetto chiave dell’ email archiving è che il messaggio di posta elettronica è “catturato” e copiato, in una casella inaccessibile tramite i normali protocolli di rete (IMAP e POP3) e specificatamente dedicata alla conservazione, nel momento stesso in cui transita (in entrata o in uscita) dal server mail della casella su cui è attivo il servizio. Da questo momento in poi, il contenuto del messaggio (inclusi allegati e metadati) non può essere in alcun modo modificato né dall’utente, né dall’amministratore della posta aziendale.

I rigidi criteri di conservazione includono anche la definizione di un limite per la permanenza di un messaggio nell’archivio (retention period): anche questa caratteristica è importante perché, tramite l’eliminazione automatica dei messaggi allo scadere del periodo di conservazione impostato per l’account, è possibile di tenere sotto controllo il volume complessivo dell’archivio e quindi di manterenere efficiente la funzione di ricerca, senza costringere l’amministratore della posta elettronica aziendale a continui interventi di “pulizia”.

Quindi, ricapitolando, le caratteristiche essenziali dell’email archiving sono:

  • archiviazione automatica di tutte le email da e verso un account anche per diversi anni
  • indicizzazione e possibilità di ricercare i messaggi di posta elettronica
  • eliminazione automatica delle email obsolete (più vecchie del limite temporale impostato per la durata dell’achiviazione)
  • utilizzo dell’archivio in caso di dispute legali

Collabra Archive & Discovery è il nostro servizio di email archiving che soddisfa tutti questi requisiti. Contattaci, senza alcun impregno, per saperne di più.

Quali vantaggi offre un servizio di email archiving?

La creazione di un archivio legale delle email offre numerosi benefici alle aziende che vanno dal mero recupero dei messaggi di posta accidentalmente perduti o cancellati dall’utente (la funzione User Disaster Recovery può però essere assolta anche da un servizio di email backup), al monitoraggio e riscostruzione dei processi interni, sino alla tutela legale dell’azienda.

Alcuni esempi di utilizzo comune sono pertanto:

  • ottemperanza a leggi o regolamenti di settore che impongono la conservazione dalla posta elettronica
  • protezione della proprietà intellettuale
  • tutela legale in caso di contenziosi o dispute giudiziaria
  • Email Backup e Disaster Recovery
  • Monitoraggio e tracciamento dei flussi di messaggistica interna: è possibile tacciare anche le email cancellate dall’utente
  • Storage Optimization: l’archivio email non impatta sui tuoi dischi di storage

Inoltre l’email archiving è un servizio gestito interamente online che non richiede alcun investimento iniziale (non necessita di alcun hardware o software proprietario) ma solo un costo di mantenimento proporzionato al numero di caselle e alla durata del periodo su sui si è scelto di attivare l’archiviziazione. Si tenga presente inoltre che il servizio di archiving può essere mantentuto attivo anche quando la casella di posta elettronica dovesse essere chiusa. Simmetricamente, in qualsiasi momento il servizio di archiving può essere sospeso: la casella si posta elettronica resta attiva, l’archivio resta attivo per tutto il periodo prefissato ma non è più alimentato con nuovi messaggi. Con Collabra Archive & Discovery puoi iniziare subito a proteggere la tua posta con solo 1,68 euro al mese. Contattaci per saperne di più.

Che differenza c’è tra email archiving e email backup?

Non è infrequente che il servizio di email backup e email archiving siano confusi e che il valore aggiunto, in termini di durata e garanzie, offerti dall’archiviazione a fini legali passi inosservato. L’utilizzo comune dell’email backup è quello di archivio dei messaggi ai fini di:

  • recuperare le email in caso di eventuali perdite o cancellazioni accidentali (email restoring)
  • consentire di conservare i messaggi di posta più vecchi in uno spazio dedicato così da poterli cancellare dal mail server allo scopo di alleggerire le caselle e mantenerne il massimo livello di efficienza nell’utilizzo primario (lo scambio di messaggi)
  • aggiungere un elemento di sicurezza durante il trasferimento dei messaggi in una migrazione.

Tuttavia, il backup non consente di effettuare ricerche all’interno dei messaggi conservati, e non assicura che il messaggio non sia stato manomesso: il backup consente una discrezionalità nella registrazione dei messaggi per cui il valore legale è relativo. Sostanzialmente un processo di backup non agisce su tutti i messaggi in transito da e verso un indirizzo di posta eletronica ma “fotografa”, nel momento in cui viene effettuato, il contenuto sul server della casella. Quindi, ad esempio, nel caso in cui la casella di posta non sia funzionante (mailbox full) i messaggi che non sono consegnati non possono neppure entrare nell’archivio di backup (cosa possibile invece con una soluzione di email archiving). Una cosa simile avviene anche nel caso in cui l’account sia impostato in modo che quando i messaggi sono scaricati sul client siano automaticamente cancellati dal server di posta: tutte le email che al momento del backup sono già state trasferite sul device dell’utente non potranno essere archiviate nel backup.

Le soluzioni di email archiving sono progettate per la conservazione per lunghi periodi dei messaggi di posta elettronica raggiungendo anche volumi davvero considerevoli senza abbattere l’efficienza nell’utilizzo del sistema. L’archivio è interamente indicizzato così da consentire un facile ricerca e accesso ai messaggi. Soprattutto però i messaggi conservati all’interno di un servizio di email archiving. Collabra mette a disposizione di tutti i Clienti il servizio di archiviazione della posta elettronica “Archive & Discovery”: per approfondire quali vantaggi offre il servizio e per informazioni sull’attivazione contatta i nostri consulenti.

Collabra offre un servizio di email archiving? Con quali caratteristiche?

Il servizio Collabra Archive & Discovery è la soluzione di email archiving disponibile per tutti coloro che utilizzano i nostri servizi di email hosting.

Benefit Feature
Nessun investimento iniziale (non richiede l’acquisto di hardware o software) ma solo un canone mensile
  • Servizio accessibile tramite internet (compatibile con tutti i più comuni client e browser)
  • Costi limitati al solo mantenimento dell’archivio e proporzionati al numero di caselle e al periodo di archiviazione (1, 2, 5 oppure 10 anni) su cui è attivato il servizio
  • Compatibile con il modello a consumo “Pay per Use”
Nessun effort di gestione per l’amministratore della posta aziendale
  • Interamente gestito e mantenuto dai tecnici Collabra: non richiede alcun intervento da parte del dipartimento IT del Cliente
Spazio di archiviazione illimitato
  • Collabra Archive& Discovery non pone limiti alle dimensioni dell’archivo email. L’intero servizio è a carico della nostra infrastruttura e pertanto lo storage della posta elettronica non è più un problema per i nostri Clienti
Indicizzazione e ricercabilità dei messaggi di posta elettronica per un accesso rapido e funzionale all’archivio
  • Funzione search sui campi: mittente, destinatario, oggetto, testo
  • Interfaccia di ricerca intuitiva
  • Possibilità di operare sull’archivio a diversi livelli di dettaglio: da l’insieme di tutti gli account alla singola casella
  • Rapidità di esecuzione: l’elenco delle email che corrispondono ai criteri inseriti è restituito in pochi secondi indipendentemente sia dal numero dei messaggi su cui si effettua la ricerca sia dal numero di risultati ottenuti
  • Possibilità di definire un range di date all’interno dei quali effettuare la ricerca e di impostare un limite massimo al numero dei risultati
  • Possibilità di visualizzare la cronologia delle ricerche effettuate
Possibiltà di ripristinare i messaggi che corrispondono alla ricerca all’interno della casella di posta elettronica dell’utente.
  • I risultati della ricerca (i messaggi corrispondenti ai paramentri inseriti) sono copiati in una “casella target” definita nel form di impostazione della ricerca. La casella target può essere una casella appositamente creata oppure la casella utilizzata normalmente dall’utente. Le email esportate nella casella target sono a tutti gli effetti normali messaggi di posta elettronica e come tale possono essere inoltrati, salvati, stampati…
Backup automatico di tutte le email in entrata e in uscita: nessun effort di utilizzo né per l’utente né per l’amminstratore
  • Il processo opera su tutti i messaggi connessi all’account in transito sul mail server senza bisogno dell’intervento dell’amministratore della posta aziendale su client dell’utente
  • Il sistema è scalabile: l’incremento del volume di posta conservata non influisce sul livello delle prestazioni.
Massima tutela della riservatezza dei dati
  • L’archivio risiede nella nostra Businness Factory di Milano e pertanto sotto la rigida tutela della legge italiana sulla privacy
Possibilità di impostare la longevità dell’archivio anche su periodi molto lunghi
  • Il servizio email archiving di Collabra può essere gestito su retention period differenti: 1, 2, 5 oppure 10 anni, in funzione delle necessità del Cliente
  • Il sistema è scalabile pertanto l’incremento nel tempo del volume di posta conservata non grava sulle prestazioni del sistema
Valore legale dei messaggi conservati in archivio
  • Le caselle di archiviazione sono inaccessibili sia dall’utente sia dall’amministratore e pertanto non modificabili
Possibilità di monitorare l’intero flusso delle email da e verso un account di posta
  • Non appena un messaggio transita per un indirizzo di posta elettronica sul server viene intercettato e copiato dal servizio di email archiving e da questo momento non può più essere alterato o eliminato (sino alla data di scadenza prevista per il periodo di archiviazione in cui sarà automaticamente eliminato). Pertanto è possibile accedere anche ai messaggi in entrata o in uscita, cancellati dall’utente volontariamente o involontariamente
Nessun upgrade della connessione di rete del Cliente
  • Collabra A&D non richiede un’ampiezza di banda aggiuntiva perché il processo di archiviazione e di ricerca è svolto interamente all’interno dell’infrastruttura Collabra, senza quindi gravare sulle risorse del Cliente.

Utilizzo dei Collaborative Tools

La mia casella di posta elettronica Collabra dispone di una rubrica?

Sì, certo: tutti i piani di utilizzo delle caselle di posta Collabra Professional Email includono lo strumento rubrica.

Nel client web sono supportati due tipi di elenchi di indirizzi:

Le rubriche personali

Contengono i contatti gestiti direttamente da te. Per impostazione predefinita, nella rubrica sono creati Contatti, Liste di distribuzione e un “Elenco Contatti” che si popola automaticamente quando invii una mail a un nuovo indirizzo che non è già contenuto in una delle altre tue rubriche. Puoi creare Rubriche aggiuntive e condividerle con gli altri e naturalmente puoi aggiungere contatti a qualsiasi rubrica delle tue.

Per creare un contatto, è necessario solo un nome. In alternativa, puoi creare moduli dettagliati del contatto che includono il cognome, diversi indirizzi email, indirizzo di lavoro, di casa o altri recapiti, numeri di telefono e un’immagine.

Un indirizzario globale (GAL, Global Address List) della tua azienda

Talvolta denominato “Contatti aziendali”, è disponibile per gli utenti della tua organizzazione. L’indirizzario globale (GAL) contiene tutti gli indirizzi appartenenti al tuo dominio.

Nota: Le voci del GAL non possono essere modificate, ma puoi importare un indirizzo quando appare nel messaggio che invii o ricevi. Se il nome è incluso in un elenco della tua Rubrica, puoi aggiungere ulteriori informazioni sul contatto. La GAL è consultabile soltanto mediante webmail o connettore per Outlook.

L’amministratore email può impostare un limite massimo di voci che è possibile includere in tutte le tue rubriche. Quando raggiungi il limite, non puoi aggiungere altri contatti, ma puoi liberare spazio eliminandone alcuni. Quando scrivi un messaggio email, la funzione di completamento automatico mostra un elenco di nomi inclusi nelle tue rubriche che corrispondono al testo che stai digitando.

La rubrica inoltre dispone delle seguenti funzionalità:

  • importazione ed esportazione bulk dei contatti
  • gestione elenchi di “indirizzi affidabili”
  • creazione di gruppi di contatti
  • creazione e gestione di liste di distribuzione.

Per tutti gli aspetti di gestione della rubrica rimandiamo alla guida ufficiale Zimbra (al clic sulla scritta Collabra, nell’angolo in alto a destra della tua webmail, si apre un menu a cascata: seleziona la prima voce “Guida del Prodotto”).

Webmail Collabra - Guida Zimbra

Ho bisogno di un’agenda collegata al mio account di posta elettronica: quali piani di utilizzo di Collabra Professional Email includono questo strumento?

Tutti, tranne Business Mail. Sia il piano Business Mail Plus che le Collabra Suite, Standard e Professional, sono corredate da uno strumento per tenere traccia e pianificare appuntamenti, riunioni ed eventi.

Ad ogni account possono essere associate diverse agende: è possibile spostare gli eventi da un’agenda all’altra. Inoltre le agende possono essere condivise con altri utenti oppure essere impostate come “private”.

Inoltre è possibile:

  • gestire preferenze di layout, di stile e di visualizzazione degli eventi
  • organizzare le agende in gruppi
  • stampare le agende
  • aggiungere un evento iCalendar direttamente da un messaggio email contenente un link a un file .ics
  • importare/esportare agende iCal

Infine puoi aggiungere, all’elenco delle tue agende, anche agende esterne purché supportino lo standard CalDAV. Le modifiche apportate alla tua agenda esterna saranno sincronizzate con l’agenda CalDAV che hai aggiunto.

Nota:   Solo le agende CalDAV che hanno abilitato SSL e usano la porta 443 sono in grado di sincronizzare gli eventi dell’agenda nel tuo account.

Cos’è la Valigetta Collabra Professional Email?

La Valigetta consente di salvare file nell’account in modo da potervi accedere ogni volta che si desidera semplicemente accedendo alla webmail Collabra, utilizzando il connettore per Outlook o mappando una connessione WebDAV. Vediamo le principali caratteristiche:

  • La Valigetta può essere usata per condividere e gestire i documenti creati direttamente  al suo interno oppure documenti e immagini caricati nelle cartelle interne alla Valigetta.
  • Puoi condividere le cartelle della tua Valigetta con altri utenti i quali potranno visualizzare e modificare i file nella Valigetta condivisa.
  • Puoi creare più cartelle della valigetta e quindi caricare qualsiasi tipo di file dal tuo computer o dalla rete di computer, salvare gli allegati inviati con i tuoi messaggi email e creare nuovi documenti.
  • I file nella Valigetta sono copie del file originale, indipendentemente dal fatto che il file si trovi sul tuo computer o sia un allegato alla tua email.  Pertanto, le modifiche apportate ai file nella Valigetta non si riflettono sul file originale.

Puoi aprire i file nella tua Valigetta ogni volta che accedi al tuo account ma devi possedere l’applicazione software appropriata per aprire e leggere o aggiornare i file che non hai creato con gli strumenti per i documenti nella Valigetta (ad esempio per aprire un file presentazione PowerPoint avrai bisogno del software che gestisce le presentazioni powerpoint, ossia Microsoft Office, Open Office ecc.)

Se hai una valigetta condivisa con altri, potresti voler usare la funzione di checkout e checkin per gestire la modifica dei file. Il processo di checkout e checkin è leggermente diverso a seconda che il file sia stato caricato oppure creato nella tua valigetta.

Quando lavori nelle cartelle della Valigetta, puoi inviare un link che rimandi ai file in essa contenuti oppure inviare i file veri e propri come allegati di messaggi email. I destinatari devono disporre del software appropriato per aprire il file (qualora questo non sia stato creato con gli strumenti interni della valigetta).

Come accedo alla Valigetta con Windows?

È possibile accedere alla propria valigetta (Briefcase) o ad una che ci è stata condivisa direttamente anche da Windows, senza installare software particolari. Questa procedura consente di mappare un’unità di rete del proprio PC Windows con una cartella della valigetta. La procedura è stata testata sulla versione del sistema operativo Microsoft Vista Premium: non dovrebbero esserci problemi con altre versioni del sistema operativo ma, in caso di difficoltà, potete aprite una Support Request al Supporto Tecnico.

Cosa ti serve sapere in anticipo:

  • il nome utente della valigetta: usa il tuo nome utente per accedere alla vostra valigetta, mentre se si tratta di una valigetta condivisa utilizzate il nome utente del proprietario che l’ha condivisa. Ricorda che il nome utente (di seguito indicato come nome@dominio) comprende sempre il proprio dominio (ad esempio nome.cognome@tuodominio.it)
  • la tua password di accesso
  • il percorso di accesso. Si tratta del percorso WebDAV della risorsa: la regola standard per l’accesso WebDAV della valigetta di collabra è il seguente https://mail.collabra.it/dav/nome@dominio/Briefcase/nome_cartella/. Nel caso in cui “nome_cartella” non sia specificato si accede alla cartella di partenza della valigetta; accedendo alla vostra Valigetta, è probabile che non vi interesserà specificare una particolare cartella.

Per la configurazione bastano tre semplici passi:

  • Come prima cosa selezionando il tasto Windows in basso a sinistra fate comparire il menu, e con il tasto destro del mouse selezionate la voce “Connetti unità di rete…
  • Inserite nella maschera alla voce “Cartella” il percorso di accesso della Valigetta. L’opzione “Riconnetti all’avvio” è abilitata di default. Se la connessione non deve essere permanente disabilitatela, altrimenti ricordatevi di memorizzare la password nella finestra di autenticazione successiva.
  • Dopo alcuni istanti comparirà la finestra di autenticazione: se volete che la connessione sia automatica e permanente ricordate di spuntare la voce “Memorizza password”.
  • Ad autenticazione avvenuta, la finestra del file manager comparirà con i documenti e le cartelle contenute nella Valigetta.

Oltre alla rubrica, l’agenda e ai documenti condivisi (valigetta), quali altri strumenti include la Suite Collabra?

Funzione Impegni

Consente di creare elenchi di task e di gestirli fino al loro completamento.

Puoi aggiungere impegni all’elenco di impegni predefinito e creare altri elenchi per organizzarli in base ad attività più specifiche, ad esempio in base a progetti di lavoro o personali (gli impegni possono essere nidificati e consultati tramite una navigazione ramificata). Inoltre, puoi creare un nuovo elenco di impegni e sincronizzare gli impegni da un elenco attività iCal remoto.

Gli elenchi impegni possono essere importati/esportati mediante file .tgz.

Man mano che avanzi su un impegno, puoi  aggiungere informazioni, modificare lo stato e la percentuale di avanzamento nonché contrassegnare l’impegno come completato.

Cartelle condivise

La condivisione concede ad altri l’accesso alle cartelle nel nostro account. Puoi condividere le tue cartelle di posta, delle rubriche, della valigetta e degli elenchi degli impegni. Puoi specificare quali elementi condividere e il livello di accesso da concedere.

Per attivare la condivisione, devi invitare un utente a condividere che può accettare o declinare l’invito.

La pagina Condivisione in Preferenze” ti aiuta a gestire gli elementi condivisi. Questa pagina mostra le cartelle che hai condiviso con altri utenti e quelle che altri hanno condiviso con te.

Ricerca nell’account

La funzione di ricerca consente di trovare messaggi, contatti, appuntamenti, impegni e file. Puoi eseguire la ricerca in base a parole specifiche, data, ora, URL, dimensioni, tag, eventuale lettura del messaggio, presenza di un allegato o di allegati di un determinato tipo di file e così via: puoi scegliere di eseguire la ricerca all’interno di messaggi, contatti, inclusi gli elenchi di contatti aziendali, appuntamenti, impegni e file.

Hai la possibilità di eseguire più ricerche complesse usando informazioni di query di ricerca specifiche, come filtri e condizioni. Le query di ricerca possono essere salvate ed eseguite nuovamente in un secondo momento.

Domini

Quali domini posso registrare tramite Collabra?

Con I.NET2, la società che ha sviluppato il progetto Collabra professional Email, hai la possibilità di registrare ogni tipo di estensione sia territoriale (consulta la lista dei domini territoriali esistenti qui) che generica (consulta la lista dei domini generici “originali” qui) e dei nuovi gTDL (per gli ultimi aggiornamenti leggi qui).

Per domini .it I.NET2 è accreditata presso il Registro Italiano come Registrar (TAG Registrar INET2-REG). I domini esterni al .it sono gestiti dal supporto tecnico I.NET2 attraverso i Registrar accreditati ICANN. I domini che non richiedono particolari adempimenti di legge possono essere registrati o trasferiti attraverso una semplice procedura guidata online per quelli che invece richiedono l’osservanza di particolari regole, la registrazione viene effettuata tramite il nostro centro servizi.

Come si registra un dominio?

Per prima cosa occorre verificare che il dominio a cui siamo interessati sia libero. Il nostro modulo di registrazione online effettua un controllo automatico contestualmente all’inserimento del nome nel campo. Tuttavia, se volete portarvi avanti con la ricerca, esistono diversi servizi appositi, detti “whois”, attraverso cui potete verificare se il dominio è libero e in caso contrario rilevare l’intestatario.  Tra questi segnaliamo InterNIC, un sito web gestito da ICANN, che serve per fornire informazioni pubbliche relative ai servizi di registrazione di tutti i domini.

Per registrare un dominio esistono regole precise che dipendono dal tipo di estensione che si desidera registrare. Per tutti i domini più comuni, che non richiedono particolari adempimenti di legge, Collabra ti mette a disposizione un pannello online di registrazione o trasferimento con una semplice procedura guidata passo passo: occorrono solamente i dati anagrafici e fiscali dell’intestatario (Owner), cui viene di fatto assegnato il dominio e che può essere un’azienda, una persona fisica, un’associazione, …  e i dati anagrafici e fiscali dell’Admin-C, ovvero la persona fisica delegata ad operare sul dominio in nome e per conto dell’intestatario. Per tutti gli altri domini, che richiedono procedure burocratiche più complesse, puoi effettuare la registrazione o il trasferimento tramite il nostro centro servizi.

Registra subito il tuo dominio con Collabra

Come faccio a sapere se il dominio che vorrei registrare è ancora disponibile? E se fosse già assegnato, come faccio a scoprire l'intestatario?

Il nostro modulo di registrazione online effettua un controllo automatico contestualmente all’inserimento del nome nel campo. Tuttavia, se volete portarvi avanti con la ricerca, e scoprire l’intestatario di un dominio esistono diversi servizi appositi, detti “whois”, attraverso cui potete verificare se il dominio è libero e in caso contrario rilevare l’intestatario.  Tra questi segnaliamo InterNIC, un sito web gestito da ICANN (Internet Corporation for Assigned Names and Numbers), che serve per fornire informazioni pubbliche relative ai servizi di registrazione di tutti i domini.

Infatti, quando si registra un nome a dominio con riferimento ad uno specifico paese (ccTDL) i dati anagrafici sono depositati  nei database dei Registrar territoriali, a seconda del country code richiesto, e sono mantenuti presso la Registration Authority del paese di riferimento nonché presso l’ICANN. Nello specifico, i domini .IT sono gestiti dal Registro Italiano (www.nic.it).

I domini di primo livello generici (gTDL) invece sono disponibili per la registrazione su base globale, tramite Registrar accreditati presso l’ICANN, senza alcun limite di tipo territoriale. Di conseguenza i dati sono conservati oltre che presso i Registrar utilizzato per la registrazione presso l’ICANN.

Cos’è un dominio di primo livello (top level domain)?

Per dominio di primo livello o (Top-Level Domain da cui l’acronimo TLD) si intende la parte finale di un nome a dominio: quella che si trova dopo l’ultimo punto a destra (ad esempio .email è il dominio di primo livello di collabra.email). I domini di primo livello sono di due tipi:

  • territoriali (ccTDL – Country Code Top-Level Domain)  costituiti  da solo due lettere e usati da uno stato o una dipendenza territoriale
  • generici (gTDL – Generic Top-Level Domain) che identificano (almeno in teoria) il settore di appartenenza dell’organizzazione (.com, .org, .net, …)

ICANN dalla fine del 2013 ha aumentato significativamente il numero dei domini iniziando un programma di espansione che continua tutt’oggi e che accanto a nuovi domini che identificano settori di attività ( come, ad esempio, .email, .shoes, .holiday, coffee, .finance, .restaurant, .domain, ….) ha visto l’inserimento anche di città (.london, .moscow, .tokyo, .melbourne, …) o brand (.sony, .gmail, .youtube, .ibm, … ). Questo nuovo assetto consente a tutti gli utenti di valorizzare la propria specificità ma rende anche molto più difficile tutelare il proprio marchio. Ai seguenti link è possibile controllare la lista dei domini di primo livelli disponibili:

Assistenza Tecnica

Come faccio a contattare il supporto tecnico per segnalare un malfunzionamento

Puoi segnalare un problema al supporto tecnico tramite modulo di contatto o per telefono (+39 010 596121). ricorda, è importante fornire tutte le informazioni necessarie all’individuazione e alla risoluzione del problema. In particolare per la posta elettronica, relativamente ad un messaggio che ha evidenziato il problema, bisognerebbe sempre riportare:

  • mittente
  • destinatario
  • orario dell’invio/ricezione

In generale è sempre opportuno definire sia il momento temporale in cui il problema si è manifestato che l’operazione effettuata o tentata a seguito della quale si è notato il malfunzionamento.

Remote Desktop Kickoff

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