Collabra A&D: scegli la sicurezza dell'Email Archiving

Collabra Archive & Discovery è un servizio opzionale che permette di archiviare i messaggi consegnati e spediti da una casella di posta Collabra e di eseguire ricerche sui contenuti archiviati. Esaminiamo i diversi aspetti del servizio:

• A cosa serve il servizio di email archiving?
• Come funziona l’archiviazione della posta aziendale?
• Come funziona la ricerca negli archivi?
• Come si attiva il servizio di email archiving?
• Come si disattiva il servizio?
• Costi del servizio

A cosa serve il servizio di email archiving?

Con l’uso massiccio della posta elettronica per la comunicazione aziendale possono sorgere alcune situazioni in cui si rende necessario avere a disposizione tutta la corrispondenza scambiata in entrata e in uscita, sia internamente sia con clienti e fornitori, anche a distanza di tempo e persino nel caso in cui i messaggi, o gli stessi account di posta, siano stati cancellati. Le ragioni che possono portare a questa necessità possono essere di varia natura. Ad esempio:

• in caso di dispute legali si potrebbe avere la necessità di fornire documentazione che la controporte potrebbe aver cercato di nascondere o eliminare;
• in particolari settori di attività potrebbero esserci norme di legge o regolamenti di categoria che richiedono la rintracciabilità di tutta la corrispondenza;
• a distanza di tempo potrebbe essere utile poter recuperare informazioni, inviate o ricevute, nel caso i messaggi siano andati persi (user disaster recovery).

Il servizio Collabra Archive & Discovery ha proprio lo scopo di fornire una risposta a queste esigenze.

Come funziona l’archiviazione della posta aziendale?

Quando viene attivato il servizio per una casella di posta viene creata una seconda casella con un nome fittizio e un dominio non valido che verrà usata per collezionare tutti i messaggi inviati e ricevuti da quella casella.

Le caselle di archivio non possono essere accedute, visualizzate, modificate né tramite l’interfaccia di webmail di Collabra, né tramite gli usuali protocolli di rete (IMAP, POP3).

Un messaggio di posta elettronica, sia che venga inviato o ricevuto da una casella di posta, è sempre gestito da un MTA (Mail Transport Agent) che può eseguire differenti azioni sui messaggi in transito. Quando il servizio di Archive è attivo per il destinatario o per il mittente del messaggio questo viene duplicato e la copia inviata ad una casella di posta speciale dedicata all’archiviazione. Il controllo sull’abilitazione del servizio viene fatto a livello di SMTP envelope e non negli headers del messaggio, quindi anche messaggi indirizzati a mailing list o con l’indirizzo con l’archiviazione abilitata in copia nascosta vengono intercettati.

Per tenere traccia di mittente e destinatario analizzati nel messaggio archiviato vengono aggiunti gli header X-Envelope-From e X-Envelope-To.

Come funziona la ricerca negli archivi?

La ricerca sulle caselle di archivio viene eseguita off line e i risultati (messaggi di posta) vengono copiati in una cartella creata all’interno di una casella di posta attiva e specificata al momento di sottomettere la richiesta di ricerca. Per effettuare una ricerca è possibile specificare diversi parametri:

• elenco della caselle di archivio in cui effettuare la ricerca
• intervallo di tempo da prendere in considerazione
• indirizzo destinatario o mittente dei messaggi
• testo contenuto nell’oggetto dei messaggi
• testo contenuto nel corpo dei messaggi

È inoltre possibile specificare un limite al numero massimo dei messaggi da trovare: questo può essere importante nel caso di ricerche che prevedono un elevato numero di risultati per non riempire la casella di destinazione dei risultati.

Come si attiva il servizio di email archiving?

Per attivare il servizio basta che ci contatti specificando la casella o la lista di caselle di posta per cui desideri attivare il servizio di email archiving e il limite temporale di conservazione dei messaggi. Sono disponibili quattro differenti limiti di conservazione: uno, due, cinque oppure 10 anni. L’attivazione verrà confermata tramite un’email da parte del supporto Collabra.

Come si disattiva il servizio?

Anche in questo caso è sufficiente comunicarci, tramite l’apposito modulo di contatto, la casella  o le caselle per cui disabilitare l’email archiving.

Costi del servizio

Il costo del servizio di email archiving dipende dalla lunghezza del tempo di conservazione (1, 2, 5 oppure 10 anni) e viene addebitato secondo le normali procedure in atto per tutti i tuoi servizi di posta elettronica.

Il costo base è di 1,68 € / mese: per conoscere l’esatta valorizzazione puoi contattare il tuo consulente commerciale Collabra di riferimento oppure chiedere un preventivo personalizzato tramite il modulo di contatto, specificando il numero di caselle su cui desideri attivare il servizio e il retention period di riferimento.

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